دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی سازمان های كوچكی هستند كه به عنوان بخش مهمی از كانال توزيع محصولات اين صنعت فعاليت می كنند.
تعداد كاركنان اغلب اندك است و از ايشان انتظار می رود كه نسبت به عمده فعاليت های جاری در دفتر آگاهی و اشراف عمل داشته باشند.
به اين ترتيب ضمن اين كه در هر دفتر تقسيم كار در رابطه با خدمت رسانی به مشتريان انجام می شود، به طور معمول انتظار می رود هريك از كاركنان به كليه ی اموری كه در دفتر انجام می شود تسلط داشته باشد.
فعاليت های متعارفی كه در يك دفتر خدمات مسافرتی انجام مي پذيرد را می توان به قرار زير دسته بندی نمود:
- ارائه مشاوره به مشتريان بالقوه در زمينه گردشگاه ها و مقاصد گردشگری، سيستم ها و شركت های حمل و نقل و مسافرتی در سراسر جهان
- انجام ذخيره جا در خدمات گردشگری (هتل، هواپيما و ...) بر حسب نياز مشتری
- برنامه ريزی انواع سفرها
- محاسبه دقيق هزينه های بليط هواپيما و ديگر انواع حمل و نقل
- صدور بليط و ديگر اسناد مرتبط
- برقراری ارتباط مناسب با عناصراصلی صنعت گردشگری (هتل، شركت حمل و نقل هواپيما و ...) و مشتريان
- تهيه و نگهداری اطلاعات مربوط به ذخيره سازی جا از سوی مسافران
- در دسترس قرار دادن بروشورهای معرفی بسته های سفر
- انتقال ديدگاه ها و شكايات مشتريان به عناصر اصلی صنعت گردشگری (شركت های حمل و نقل، هتل ها، رستوران ها)
علاوه بر همه ی اين ها، كاركنان دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی مي بايد از توانايی لازم برای بهره گيری از اسباب ها و منابع اطلاع رسانی به اين صنعت نظير برنامه ی پروازها و ... برخوردار باشند. آن ها بايد بتوانند نرخ های دقيق سفر را از منابع مربوطه استخراج كرده، بليط سفر مشتری را صادر نمايند و با شناخت مناسب شأن او به وی پيشنهاد كنند. بديهی است تسلط به نرم افزارهای روز مورد استفاده در اين صنعت از جمله وي‍‍ژگی های اوليه ی كاركنان اين دفاتر به شمار می رود.
واقعيت آنست كه عمليات مذكور به واسطه ی دقت مورد نياز خود، كاری ساده و ابتدايی تلقي نشده بلكه فعاليتی زيركانه می باشد، زيرا اگرچه نرم افزارهای موجود سرعت عمل كاركنان در بهره گيری از منابع را به شدت افزايش داده است، اما همچنان يافتن پيشنهاد يك خط هوايی يا مسير دريايی به مشتری، لحاظ كردن كليه ی تخفيف هايي كه ممكن است مشتری بتواند از آن ها استفاده كند و ذكر محدوديت هايي كه پيش روی مشتری در برنامه پيشنهادی وجود دارد نظير فاصله ی كم بين پروازهاي پياپی يكديگر به جديت و پشتكار بسيار نيازمند است.
كاركنان دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی به منظور ارائه خدمت سريع و شايسته به مشتری لازم است اسباب هاي مورد نياز فعاليت خود از قبيل زونكن های مربوط به برنامه ی سفر، بليط از سوی آن ها را دارد را به ميزان كافی در دسترس نگه دارند.
بديهي است آن ها مكلفند به سرعت پس از انجام هر خدمتی براي مشتری اطلاعات مربوطه را برای مؤسسه ای كه به نيابت از آن خدمتي را به مشتری فروخته اند ارسال دارند. بعنوان مثال اگر اتاقي را در يك هتل برای مشتری ذخيره كرده اند، دستورالعمل ذخيره اتاق بايد به سرعت به هتل مربوطه منعكس شود تا از بروز ناهماهنگی هايی كه به تخريب وجهه ی دفتر و نيز عدم رضايت مشتری می انجامد پرهيز به عمل می آيد.
درآمد دفاتر خدمات مسافرتی و جهانگردی به طور معمول از بابت حق كميسيونی است كه ايشان از عرضه كنندگان اصلی (شركت های هواپيمايی، هتل ها و ...) دريافت می كنند. درصد و سهم اين كميسيون بسته به زمان و با توجه به نوع محصول متفاوت است. بنابراين مي توان گفت آنچه كه بك دفتر خدمات مسافرتی انجام مي دهد، عرضه ی محصولات صنعت گردشگری به نمايندگی از سوی عرضه كنندگان اصلی همچون راه آهن، هواپيمايی، كشتی رانی، هتل ها و ساير امكانات اقامتی، جاذبه های گردشگری و تورگردانان است.
در عين حال اين دفاتر می توانند به منظور تنوع بخشيدن به فعاليت های خود و پوشش دادن انواع خدمات مرتبط با صنعت به جهت كسب رضايت بيشتر مشتری نسبت به ارائه خدمات جانبی همچون بيمه مسافرتی و تبديل ارز نيز اقدام كنند. در اين موارد دفتر ممكن است از شركت های بيمه يا صرافی ها بخواهد كه نمايندگی ای از سوی خود را در دفتر خدمات مسافرتی مستقر نمايند يا خود به عنوان نماينده ي آنها عمل نمايند.
